環境整備とは？
目的から手順、成功のポイントまでを分かりやすく解説
【目次】
職場や経営改善には環境整備が大切だと聞いたことがあるものの、5Sとの違いや具体的な実践法が分からない人もいるのではないでしょうか。この記事では、そんな環境整備の目的や手順、実践のコツについて解説します。実践例も併せて紹介していますので、自社に合った環境整備を始める際の参考にしてください。
環境整備とは何か？目的と必要な理由
環境整備は単なる整理整頓にとどまらず、従業員が快適かつ効率的に働けるようにし、組織として生産性を高めるための取り組みを指します。空調やオフィスのレイアウトなどの物理的な職場環境だけでなく、人間関係や心理的な安全性を含めた「働きやすさ全般」も含まれます。
社員が働きやすい環境を整備することは社員のモチベーションを向上させるだけでなく、心理的安全性の確保や生産性の向上にもつながるため、会社にとっても大きなメリットが得られる重要な経営課題であると言えます。
環境整備を実践する際は「モノ」「ヒト」「情報」の3つの観点が大切です。ここからはそれぞれの観点について具体的に解説していきます。
モノの環境整備とは
モノの環境整備とは、机や備品、オフィスの設備、資料や在庫などの「物理的なモノ」を整理整頓することです。必要なモノを適切な場所に配置し、誰でもすぐに使える状態に保つ仕組みを整えることで、モノを探すなどの無駄な時間を削減できます。
ヒトの環境整備とは
ヒトの環境整備とは、従業員一人ひとりが働きやすく本来の力を十分に発揮できるよう、働く環境を快適に整えることです。これには物理的な空間の整備だけではなく、心理的安全性のある職場に必要なモチベーション、社内コミュニケーションなどの側面も含まれます。
つまり、ヒトの環境整備には社内の雰囲気、職場の人間関係、評価制度の設計などが大きく影響するため、経営者や管理職が特に注力すべき領域と言えます。
情報の環境整備とは
情報の環境整備とは、業務で必要な情報を「探す・共有する・活用する」ための仕組みを整えることです。情報がまとまらずバラバラに存在すると、作業の重複やタイムロス、判断の遅れなどの原因にもなりかねません。
また情報がまとまっていないと業務の属人化を招き、担当者が不在の際にスムーズに対応できなかったり引継ぎがうまくいかなかったりする場合があります。情報はなるべく整理・統合し、新人が入っても、すぐにどこに何があるのかがわかり、活用できる状態にすることが重要です。
環境整備と5Sとの違い
環境整備と5Sは、どちらも職場を整えることで無駄をなくし、効率と生産性向上を目指す点で類似していますが、厳密には異なる概念です。
5Sは主に製造業の現場で発展し、作業の規律維持や安全確保といった目的のために、物理的な「モノ」に重点を置く活動です。一方、環境整備はモノだけでなく、ヒトの働きがいや情報の流れといった無形の側面も含む、より包括的な取り組みを指します。
つまり、より具体的な行動を指す場合には5Sを、より抽象的に5Sを含めたモノの環境整備を行う場合には環境整備を使います。
環境整備を始める前の計画
環境整備は、開始後すぐに結果が出る活動ではなく、少しずつ成果が表れてくるものです。始める前に目的や現状を整理して会社の目標と結びつけ、社内での合意形成をしっかり行うことが成功のカギになるでしょう。
環境整備に取り組む前には、現状の可視化（マップ化）を行い、目的と担当を決めておくことを推奨します。まずは実施場所にあるモノや情報を整理します。不要なモノや別の場所にあるべきモノなどが出てきたり、個人フォルダや共有フォルダに格納されている情報を把握できたりするでしょう。
次に、何のために環境整備を行うのかを明確にします。生産性向上や離職率低下、顧客満足度改善など目的によって対策が異なるためです。最後に、誰が・いつ・どこを環境整備するのか担当者を決め、仕組みを整えます。環境整備は日次の運用と定期点検／PDCAの繰り返しが必要です。担当を決めることで中長期的に取り組める体制を整えられるでしょう。
環境整備の実践方法と具体例
環境整備を実践する際は「モノ・ヒト・情報」の3つの観点から段階的に進めます。一度に全てを完璧に整えるのではなく、現場の負担を考えながら優先順位を決め、継続的に見直しと改善を積み重ねることでより良い効果が得られるでしょう。以下では、3つの観点ごとに具体的な実践方法を紹介します。
モノの環境整備
モノの観点から行う環境整備には、主に5Sに取り組む方法と設備やシステムを導入する方法があります。
5Sに取り組む
5Sとは、整理（Seiri）・整頓（Seiton）・清掃（Seiso）・清潔（Seiketsu）・躾（Shitsuke）の5つの言葉のローマ字を取ったもので、主に製造現場を中心にあらゆる業界で実践されている職場環境改善のための活動です。
整理は不要なモノを処分し必要なモノだけを残すこと、整頓は必要なモノをすぐに取り出せる位置に配置すること、そして清掃は職場や設備を清潔に保ち、不具合や異常を早期に発見できる状態にすることを指します。必要なモノを必要な場所に配置することで、業務の効率化に役立つ活動です。
そして清潔は整理・整頓・清掃を維持すること、躾は従業員が習慣として実践する文化を育てることを指します。これらを全て実践すれば、整理・整頓・清掃で整えた環境を維持・習慣化する仕組みができ、快適な職場づくりにもつながるでしょう。
出典：J-Net21「工場改善・効率化のための5Sの取り組み方法を教えてください。」
設備やシステムを導入する
モノの環境整備を維持するためには設備やシステムの導入が欠かせません。収納や管理の仕組みを整えると作業環境が整い、業務の属人的な運用からも脱却できるでしょう。
例えば、手作業で行っていた在庫管理業務にバーコードなどのシステムを導入すると、在庫の適切な管理ができてコストの削減やトラブル対応の迅速化にも役立ちます。DXを意識したシステム導入は、業務改善だけでなく企業の競争力強化にも寄与します。
ヒトの環境整備
ヒトの環境整備の方法としては、従業員が安心して働ける場や制度を整えることが挙げられます。以下で具体的な方法を紹介していきますが、「職場環境改善のアイデア12選｜成功事例や進め方のポイントも解説」の記事ではさらに多くのアイデアを紹介しているので、そちらも参考にしてください。
場を提供する
場を整えることは、従業員が互いにコミュニケーションを深めるための土台づくりにつながります。例えば気軽に話せる場として、カフェコーナーや「ネスカフェ アンバサダー プログラム」などのドリンクサービスの導入もおすすめです。フリースペースなどにマシンを設置すれば、気分転換のついでに普段顔を合わせることのない従業員同士も部門を超えて交流しやすくなるでしょう。
こうした自然なコミュニケーションを促す仕組みは、些細なことでも相談や意見をしやすくし、互いに助け合えるチームを育み、心理的安全性のある職場づくりにつながります。また休憩室や個人ブースを設置したり、観葉植物を取り入れたりして快適な空間を設ければ、効率的な休憩やリフレッシュができ、作業効率も高まるでしょう。
制度を整える
労働環境に関わる制度を整えると、従業員が快適に働けるようになります。例えばテレワークやフレックスなどの多様な働き方の導入、カフェテリアプランの充実などは都度変化する従業員のライフステージに対応しやすく、働きやすさにも大きく影響します。健康診断やメンタルケアプログラムの実施など、福利厚生を整備するのも良いでしょう。
また、公平かつ客観的な人事評価制度の導入やキャリア面談の制度化、研修制度の充実は従業員の組織に対する信頼感を高め、モチベーションの向上につながります。
これらの制度は形として導入して終わりではなく、実際に運用される仕組みとして定着させることが大切です。
情報の環境整備
情報の環境整備では、業務の見える化と情報共有の仕組みの整備を行います。
業務の見える化を行う
業務の見える化とは業務の透明性を高めて効率化・標準化を進めることです。属人化されていた仕事の流れやルール、担当者、進捗状況などを書き出して標準化すると「何をすれば良いのか分からない」「その仕事はAさんに聞かないと分からない」など情報を探すための時間ロスをなくせます。さらに引継ぎがスムーズになるだけでなく、人為的ミスも起こりにくくなるでしょう。ただし状況は常に変わるため、定期的な見直しは必要です。
情報共有の仕組みを整える
見える化を行った後は共有できる体制を整えます。クラウドサービスを導入すると解決することが多く、同じチームメンバー間、部署間、事業部間、会社全体など必要な規模で情報をまとめ、部署間でバラバラだった顧客管理や情報を統一し、外部からも資料送付や連絡ができるようにすると、作業の効率化にもつながります。
また会社全体で情報が共有されると成功事例なども横展開しやすく、情報を活用するというステップも実践可能です。
環境整備を成功させる5つのポイント
環境整備は継続的に改善を積み重ねる必要があるため、やり方を決めて実行するだけではうまく定着しません。ここからは失敗しない留意点を5つ紹介します。
やらないことを決める
環境整備を成功させるためには、やらないことを明確にしましょう。やらないことを決めることで時間・ヒト・お金といった経営資源の分散を防ぎ、やるべきことに集中できるためです。場合によっては、不用品の処分に加え、不要な業務やサービスの縮小も検討すべきです。より成果のある業務に経営資源を集中させることで、生産性が向上します。
身近なデスク周りから始める
環境整備はいきなり大きな制度改革やシステム導入から始めると挫折しやすくなります。やれば変わるという実感を従業員自身が感じるためにも、日常的に使う場所で小さなことから始めるようにしましょう。デスクを片付けて作業しやすいスペースを確保したり書類棚を整理して資料をすぐに探し出せるようにしたりなどです。
従業員自身が変化を実感できれば、大きな改革も受け入れられやすくなるでしょう。
従業員を巻き込む
環境整備は経営層や管理職だけが進めても長続きしません。例えば改善提案制度を設けてアイデアを募れば、従業員たちが自分たちの問題として主体的に環境整備に参加しやすくなります。現場で働く従業員を巻き込み、一人ひとりが自分ごととして取り組めるようにすることが大切です。
日々の業務の中で課題を感じているのは現場の従業員自身です。現場の意見を吸い上げ改善プロセスに参加してもらうことで、より実用的で定着しやすい仕組みが生まれるでしょう。
効果検証と改善を続ける
環境整備は一度実施して終わりではなく定期的に改善を行い続けることで、効果を発揮します。具体的な方法としては定期的な職場点検やアンケートによる改善状況の把握、従業員のフィードバックなどです。改善点が見つかれば柔軟に対応し、職場環境の改善につなげます。習慣化し、仕組みとして導入しましょう。
成功事例などを社内で共有する
良い事例や成果を全社で共有することで、社内に自分たちもやってみようという前向きな雰囲気を生み出せます。社内報や掲示板で成功事例を紹介したり、社内イベントや朝礼で改善事例を発表したりするのも良いでしょう。経営者・経営陣・従業員の垣根なく共有され、リアクションしたり実践したりと行動に移せる仕組みが大切です。
会社に合った環境整備を取り入れよう！
環境整備は単なる整理整頓ではなく、モノ・ヒト・情報の3つの観点から職場を整え、経営基盤を強化する重要な取り組みです。難しく感じるかもしれませんが、段階的に実践できるため、まずは身近で取り組みやすいことから始めてみてはいかがでしょうか。
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